Microsoft führt ab 5. Mai 2025 neue Regeln für den Mail-Empfang unter outlook.com, hotmail.com und live.com ein, damit E-Mail-Versender, die mehr als 5.000 E-Mails pro Tag von einer Domain verschicken ihre Mail-Herkunft besser angeben müssen.
Dieses Limit kann bei einer Firmendomain leicht erreicht werden und daher sollen Sie Ihre Exchange Einstellungen prüfen, damit in Zukunft Ihre Emails von den teilweise privaten Empfängern auch wirklich empfangen werden können. Und auch kleinere Unternehmen sollen ihre Exchange-Einstellungen prüfen, da diese Einstellungen für alle Unternehmen empfohlen werden.
Link zum Microsoft Blog mit Detailinformationen: https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoftdefenderforoffice365blog/strengthening-email-ecosystem-outlook%E2%80%99s-new-requirements-for-high%E2%80%90volume-senders/4399730
Durch diese verschärften Outlook Regeln müssen alle Unternehmen, deren Mitarbeiter viele Emails versenden, ihre Exchange-& DNA-Einstellungen optimieren.
Wichtige Punkte der neuen Outlook Regeln:
- SPF, DKIM und DMARC: Große Versender müssen sicherstellen, dass ihre E-Mails diese Sicherheitsstandards erfüllen. Diese Standards helfen, die Echtheit und Integrität von E-Mails zu überprüfen.
- SPF: Stellt sicher, dass die E-Mail von einer autorisierten Quelle kommt.
- DKIM: Überprüft, ob die E-Mail während des Versands nicht verändert wurde.
- DMARC: Vereint SPF mit DKIM und steuert das Verhalten im Falle von spoofing.
Was passiert, wenn neue Regeln vom Versender nicht eingehalten werden:
E-Mails, die diese Anforderungen nicht erfüllen, werden von outlook.com zuerst in den Junk-Ordner verschoben und später möglicherweise ganz abgelehnt.
Damit könnte es passieren, dass Ihre Bewerber oder Privatkunden keine Emails mehr von Ihrer Firmen-Domain empfangen.
Hintergrund der Microsoft Verschärfungen:
Diese Maßnahmen sollen helfen, Spam und Phishing zu reduzieren und die Zustellbarkeit legitimer E-Mails zu verbessern.
Was ist zu tun? Um die neuen Anforderungen von Outlook zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:
- Überprüfung der aktuellen E-Mail-Praktiken: Stellen Sie sicher, dass Ihre Domain bereits SPF, DKIM und DMARC implementiert hat.
Falls nicht, beginnen Sie mit der Einrichtung dieser Sicherheitsstandards. - Implementierung von SPF
- Einrichtung von DKIM
- Konfiguration von DMARC
- Überprüfung und Testen
- Kontinuierliche Überwachung
Diese Maßnahmen helfen Ihnen, die Sicherheit und Integrität Ihrer E-Mails zu gewährleisten und die Zustellbarkeit zu verbessern.
Infotech Unterstützung:
Die Spezialisten von Infotech unterstützen gerne bei der Überprüfung Ihrer Email-Praktiken und bei der Optimierung Ihrer Exchange-Einstellungen.
Infotech steht jederzeit für Rückfragen und weitere Gespräche zur Verfügung.
